Ravintola- ja matkailualalla on puhuttu työntekijäpulasta niin pitkään, että siitä on tullut lähes pysyvä olotila. Erityisesti maaseudulla ja pienten paikkakuntien yrittäjille haaste on tuttu: sesonki pamahtaa päälle, tekijöitä ei löydy, ja lopulta oma vakiporukka venyy äärirajoilleen tulipaloja sammuttaessaan.

Perinteinen ratkaisu on ollut huutaa kovempaa rekrytointimarkkinoilla tai ulkoistaa ongelma vuorofirmoille.  Mitä jos ongelmaa ei ratkaistakaan pelkästään sillä, miten uusia ihmisiä saadaan sisään, vaan sillä, mitä heille tapahtuu, kun he astuvat ovesta sisään?

Tulevaisuuden vetovoima ja ennen kaikkea pitovoima rakentuvat arjen pienistä teoista, johtamisesta ja prosessien inhimillistämisestä.

1. Pitovoima syntyy arjen ennakoitavuudesta – ei pelkistä juhlapuheista

Työntekijät eivät yleensä lähde alalta siksi, etteivät he rakastaisi ruokaa, juomaa tai asiakaskohtaamisia. He lähtevät siksi, että jatkuva kaaos uuvuttaa. Jos arki on päivästä toiseen pelkkää selviytymistaistelua, ammatillinen ylpeys murenee ja tilalle astuu väsymys.

Kyse ei ole siitä, että yrittäjän pitäisi pystyä maksamaan tuplapalkkaa tai tarjoamaan nelipäiväistä työviikkoa, jos siihen ei ole taloudellisia rahkeita. Kyse on siitä, miten arki organisoidaan.

• Rutiinit luovat turvaa: Koko tiimin yhteinen 15 minuutin aamukahvi tai 10 minuutin tilannekatsaus iltapäivällä työn ohessa muuttaa päivän suunnan. Kun ruokalistan tilanne, katteet ja raaka-aineiden kierto katsotaan yhdessä, vastuu ei jää vain yhden ihmisen harteille.

• Selkeys vähentää stressiä: Kun työntekijä tietää tarkasti omat tehtävänsä ja työkalut (kuten hävikinseurannan) on sidottu luonnolliseksi osaksi työvuoroa, hallinnan tunne palautuu. Ennakoitava arki on parasta pitovoimaa.

2. Perehdytys on tulevaisuuden tärkein rekrytointityökalu

Aina uuden tekijän ammattitaito ei ole heti sillä tasolla kuin toivoisi, tai kokemusta alalta on vielä vähän. Syrjemmällä sijaitsevissa ravintoloissa joudutaan usein palkkaamaan ihmisiä, joilla on intoa, mutta vähän näyttöjä.

Tässä kohtaa tehdään usein virhe: uusi työntekijä heitetään suoraan syvään päätyyn perjantai-illan rähinään. Se uuvuttaa uuden tekijän, mutta se uuvuttaa myös vakiporukan, joka joutuu kiireen keskellä opastamaan kädestä pitäen.

Ratkaisu on prosessien suoraviivaistaminen ja moderni perehdytys:

• Palastellaan oppiminen: Ei pakoteta uutta ihmistä lukemaan paksua kansiota. Tehdään sen sijaan lyhyitä videoita työvaiheista, selkeitä muistilistoja tai valokuvia annoksista suoraan WhatsApp-ryhmään.

• Matalan kynnyksen chatit: Luodaan digitaalinen kanava, jossa uusi tekijä pääsee osaksi työyhteisöä heti ensimmäisestä päivästä lähtien ja voi kysyä tyhmiäkin kysymyksiä ilman pelkoa arvostelusta.

Kun perehdytyksen askeleet on mietitty etukäteen, säästetään kaikkien hermoja ja luodaan kulttuuri, johon halutaan jäädä.

3. Ruokalistan optimointi keventää keittiön taakkaa

Työntekijäpulaan voidaan vaikuttaa myös suoraan sillä, mitä asiakkaille tarjotaan. Jos ruokalistalla komeilee kaikkea pastasta pihviin ja burgeriin, ja keittiön hyllyt notkuvat raaka-aineita, prosessi on liian raskas. Se vaatii liikaa käsiä, liikaa seurantaa ja aiheuttaa turhaa kiirettä.

Arjen kiireessä päädytään silloin helposti tukun valmis- ja pakastealtaalle, koska ”se säästää aikaa”. Lopputuloksena on kuitenkin usein samaa bulkkikamaa kuin huoltamoilla, mikä syö työntekijöiden ammattiylpeyttä.

• Karsiminen on välittämistä: Ruokalistan ja keittiöliiketoiminnan muotoilu siten, että raaka-aineiden kierto on tehokasta, keventää keittiön taakkaa välittömästi.

• Hävikki oppaana: Kun hävikkiä seurataan yhdessä osana rutiinia, nähdään suoraan, mitkä annokset vievät eniten energiaa ja mitkä eivät liiku. Vähemmän nimikkeitä listalla tarkoittaa helpompaa esivalmistelua, vähemmän stressiä ja sujuvampaa työpäivää.

Johtopäätös: Jotta tiimi voi hyvin, johtajan on myöskin levättävä!

Ravintola-alan työntekijäpulaa ei ratkaista uusilla Excel-taulukoilla tai hienoilla konsulttien PowerPoint-esityksillä. Se ratkaistaan inhimillisyydellä ja arjen muotoilulla.

Apua saa ja pitää pyytää. Kun yrityksen palvelumallit, rutiinit ja digitaaliset työkalut laitetaan kuntoon, hyötyjiä ovat kaikki: uusi työntekijä pääsee helpommin sisään, vakiohenkilökunta saa ansaitsemansa tuen ja yrittäjä itse pystyy vihdoin vetämään henkeä ja luottamaan siihen, että homma pyörii.

Liiketoiminnan kehittämisessä ei ole kyse siitä, että asioita pitäisi tehdä enemmän. Kyse on siitä, että ne tehdään fiksummin – askel ja pieni teko kerrallaan.

Miten teidän ravintolassanne on onnistuttu pitämään kiinni hyvistä työntekijöistä?

Mitkä pienet arjen rutiinit ovat osoittautuneet teillä parhaiksi pelastajiksi?

Keskustellaan aiheesta!

Alalta poistuu jatkuvasti valtava määrä hiljaista tietoa ja superammattilaisia vain siksi, että kroppa ei enää kestä sitä 12 tunnin fyysistä rähinää keittiössä tai salissa. Se, että asiantuntijuus valuu hukkaan tilanteessa, jossa ala kärsii huutavasta työntekijäpulasta, on suorastaan hölmöä. Alalta poistuu jatkuvasti valtava määrä hiljaista tietoa ja superammattilaisia vain siksi, että kroppa ei enää kestä sitä 12 tunnin fyysistä rähinää keittiössä tai salissa. Se, että asiantuntijuus valuu hukkaan tilanteessa, jossa ala kärsii huutavasta työntekijäpulasta, on suorastaan hölmöä.

Kun puhutaan ravintola-alan työntekijäpulasta, katseet kääntyvät melkein aina nuoriin tai alanvaihtajiin. Samaan aikaan unohdamme kokonaan ne alalta poistuneet superammattilaiset ja eläköityneet tekijät, joiden päässä on pienen kirjaston verran tietotaitoa, mutta joille työn fyysinen kuorma on vain tullut liian raskaaksi.

Se, että kroppa ei enää kestä laatikoiden nostelua tai tuntikausien seisomista linjastolla, ei tarkoita, etteikö ammattitaito olisi tallella. Päinvastoin – silloin kokemusta ja näkemystä on enemmän kuin koskaan. Tämän hiljaisen tiedon valjastaminen on tulevaisuuden suurin mahdollisuus.

Meidän on opittava ajattelemaan ravintola-alan osaamista uudella tavalla. Ratkaisu voi olla esimerkiksi etä-keittiömestari.

Kun kokenut ammattilainen siirtyy sivuun fyysisestä suorittamisesta, hän voi silti toimia ravintolan tai matkailuyrityksen tukena taustalla:

• Moneen suuntaan repeävän yrittäjän sparraajana ja mentorina.

• Suunnittelemassa ruokalistoja ja laskemassa katteita valmiiksi.

• Luomassa niitä selkeitä perehdytysmateriaaleja ja muistilistoja, joiden avulla se uusi, kokematon työntekijä perehdytetään taloon.

Tästä ajatuksesta syntyi myös oma yritykseni, Digifriidu. Kun oma fysiikkani ei enää sallinut ravintola-arjen fyysistä pyörittämistä, halusin valjastaa vuosien varrella kertyneen osaamiseni muiden avuksi – tällä kertaa rinnalla kulkijana, joka auttaa muotoilemaan niitä keittiön prosesseja ja digitaalisia asiakaspolkuja selkeämmiksi.

Tulevaisuuden ravintola-alalla pitovoima ei tarkoita vain sitä, että pidetään kiinni linjastossa seisovista käsipareista. Se tarkoittaa myös sitä, että luodaan joustavia, uudenlaisia rooleja niille moniosaajille, jotka voivat auttaa nuorempaa polvea ja väsyneitä yrittäjiä kukoistamaan – ilman, että heidän tarvitsee rikkoa omaa terveyttään.

Voisiko tämä olla se ”digiloikka” jota alalla kaivataan? Etänä ja digitaalisesti toimivat superammattilaiset sparraamassa ja opastamassa alan uusia osaajia eteenpäin?

Lue myös seuraavat artikkelini täältä:

Pärjäämisen kulttuuri- Miksi ravintolayrittäjä tekee kaiken yksin?

Yrittäjäkentän murros- Miten ravintolayrittäjä varautuu tulevaan?

Miksi ravintolayrittäjän kannattaa keskittyö kehittämiseen juuri nyt?